ระบบการสนเทศสำนักงาน (OIS) มีระบบที่สำคัญและเกี่ยวข้องกับจัดข่าวสาร ซึ่งประกอบด้วย - ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail)
- ไปรษณีย์เสียง (Voice mail)
- โทรสาร (Facsimile)
1. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิคส์ (Electronic mail (E-mail)
เป็นวิธีหนึ่งที่จะทำให้บุคคลสามารถติดต่อข่าวสารไปยังบุคคลอื่น โดยอาศัยเครื่องคอมพิวเตอร์ โมเด็ม และสื่อในการติดต่อ เช่น สายโทรศัพท์ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์จะเก็บข่าวสารข้อมูลชองสมาขิก ไว้ที่ศูนย์กลาง เมื่อสมาชิกเข้ามาใช้บริการจะส่งข่าวสารที่รอ ค้างไว้ส่งออกไป การส่งออกโดยวิธีนี้ไม่ขึ้นอยู่กับเวลาและสถานที่ เป็นการลดข้อจำกัดในการติดต่อ ไม่เหมือนกับการใช้โทรศัพท์ซึ่งจำเป็นต้องมีการติดต่อสื่อสารทั้ง 2 ด้านพร้อมกันจึงไม่สะดวก การใช้ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ซึ่งเป็นที่นิยมใช้ในสำนักงาน ระบบ E-mail มีทั้งแบบสาธารณะ และแบบ ส่วนตัว บริการแบบสาธารณะส่วนใหญ่จะถูกนำเสนอโดยผู้ใช้บริการด้านคมนาคม เช่น AT&T Compuserve สำหรับแบบส่วนตัวจะยอมให้เฉพาะสมาชิกเข้ามาใช้มาเข้าบริการเท่านั้นซึ่งระบบเหล่านี้ต้องใช้อุปกรณ์ในการเชื่อมเครือข่ายและใช้โปรแกรมระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์เช่นโปรแกรม E-mail ของไมโครซอฟต์ แต่ในรูปของสำนักงานมักจะมีการติดต่อเครือข่ายเฉพาะที่ (LAN) โดยคอมพิวเตอร์ขนาดเล็กและขนาดใหญ่ ข้อความที่ส่งออกไปจะเป็นตัวหนังสือ กราฟิก หรือเป็นเสียงก็ได้ และการส่งจะส่งจากผู้ใช้คอมพิวเตอร์คนหนึ่งไปยังผู้รับคนเดียวหรือหลายคนก็ได้ ข้อความที่ส่งออกไปจะถูกเก็บไว้ในตู้ไปรษณีย์ (Mail box) ที่กำหนดไว้สำหรับผู้ใช้ภายในระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์
2. ไปรษณีย์เสียง (Voice mail)
เป็นระบบที่ช่วยเก็บเสียงพูดของผู้ใช้โทรศัพท์ที่ติดต่อเข้ามา โดยที่เราไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานหรือสำนักงาน เครื่องบันทึกเสียงจะมีการบันทึกเพื่อฝากข้อความไว้ ผู้เป็นเจ้าของสามารถที่จะเรียกข้อความนั้นขึ้นมาฟังได้ โดยใช้โทรศัพท์จากที่อื่นเข้าไปในสำนักงาน แล้วขอฟังเสียงที่ผู้อื่นฝากไว้ อาจจะส่งเสียงนั้นต่อไปให้ผู้อื่นก็ได้
3. โทรสาร (Facsimile)
เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการส่งข้อความ รูปภาพ จากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งโดยอาศัยเครื่องโทรสารและสายโทรศัพท์การส่งข้อความและรูปภาพจะถูกแปลงจากกระดาษให้ออกมาในรูปของสัญญาณโทรสารได้มีการนำมาใช้ในสำนักงานร่วม 10 ปี แต่ในอดีตไม่ค่อยนิยมใช้ เพราะราคาสูงและการส่งข้อความใช้เวลานานแต่ในปัจจุบันราคาเครื่องโทรสารถูกลง ขนาดเล็ก และมีความเร็วในการส่งข้อความมากขึ้น มาตรฐานของโทรสารมีอยู่ 4 กลุ่ม โดยที่กลุ่มที่ 1 และ 2 ใช้กันช่วงปี ค.ศ.1970 ใช้เวลานานในการส่งเอกสาร กลุ่มที่ 3 เป็นเครื่องส่งแบบอนาล็อก ทำให้การส่งเอกสารได้เร็วขึ้น โดยเฉพาะในกลุ่มที่ 4 มีการใช้เทคโนโลยีแบบดิจิทัล ทำให้การส่งเอกสารเพิ่มความเร็วขึ้น นอกจากนั้นเครื่องโทรสารแบบดิจิทัลยังสามารถต่อกับเครื่องคอมพิวเตอร์ได้ที่มาของข้อมูล
บทความ
